Visualisering av det du jobber med

Det første steget når man starter med Kanban er å visualisere det man jobber med. En vanlig måte å gjøre dette på er å benytte Post-it lapper - og for mange er Kanban kun en samling Post-it lapper. Kanban Metoden sier bare at man skal visualisere det man arbeider med, men ikke hvordan man skal visualisere dette.

Det er mange måter å visualisere pågående arbeid - og bruken av Post-it er kun en måte.

Før man kan begynne å visualisere noe som helst er det viktig å forstå hvordan arbeidsoppgaver beveger seg gjennom organisasjonen. Det er flere måter å gjøre dette på, og den mest vanlige måten er å benytte Value Steam Maps (VSM). VSM fungerer veldig godt der hvor oppgaver går gjennom et lineært løp - slik som når man produserer den samme fysiske enheten igjen og igjen.
Det er veldig sjelden at kunnskapsarbeid er lineært, og dermed vil ikke VSM gi oss en god nok måte å finne ut hvordan arbeid flyter gjennom organisasjonen. En bedre måte kan være å benytte varianter av Knowledge Networks da disse er bedre egnet til å kartlegge u-lineære prosesser.

I sin enkleste form endre man opp med en kartlagt arbeidsflyt. Eksempel på en slik arbeidsflyt kan være Bestilling -> Analyse -> Gjennomføring -> QA -> Ferdig

Når vi har kartlagt hvordan arbeid flyter og beveger seg i fra en planlagt status og til en ferdig status så kan vi lage oss en Kanbantavle, eller Kanban brett. Tavlen skal representere arbeidsflyten en-til-en, dvs at alle stegene i arbeidsflyten skal ha tilsvarende kolonner på Kanbantavlen.

Tre fordeler med å visualisere det du holder på med

1. Dere får fokusert på helheten. Dette betyr at andre kan se hvordan dere arbeider, og dere kan se hvor dere befinner dere i forhold til andre deler av organisasjonen.
2. Fullstendig transparens er viktig for at alle skal ha samme forståelsen for hvilket arbeid som er i gang og hva man er ferdig med. Like viktig er at man også får oversikt over hva som er planlagt arbeid - og kan derfor re-prioritere etter hva som faktisk er viktigst på kort, mellomlang og lang sikt.
3. Dere får en måte i identifisere sløseri. Mao begynner å spørre dere selv om måten dere jobber på er den mest optimale.